Resumo do livro A arte de fazer acontecer (O método GTD) - de David Allen

Sobre o livro

O livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen traz uma abordagem de organização e produtividade que pode ser aplicada na vida pessoal e profissional.

O autor acredita que o estresse em relação às nossas tarefas acontece por má administração dos compromissos que assumimos ou aceitamos. Por isso é importante manter organizadas e fora de nossa mente nossas tarefas actuais ou futuras, a fim de aliviar a pressão sobre o sistema cognitivo e melhorar a produtividade.

Sobre o autor

David Allen, é escritor e um dos maiores especialistas em produtividade. Ele é fundador da David Allen Company, empresa especializada em consultoria e treinamento. Além disso, é criador e palestrante do método GTD (Getting Things Done). Por volta de 1980, David começou a aplicar seus conhecimentos em produtividade nos negócios, mas foi só em 2001 que ele lançou o seu livro “Getting Things Done”, ou seja, mais de 20 anos depois. Allen tem somados mais de 35 anos de experiência em consultoria e coaching.

Para quem é indicado o livro

Segundo o autor David Allen, o método GTD pode ser utilizado por todos aqueles que buscam a produtividade sem estresse e querem gerir uma vida ocupada, de forma mais eficiente. Além disso, “A Arte de Fazer Acontecer” não é apenas sobre fazer as coisas acontecerem, mas sim sobre estar apropriadamente envolvido com seu trabalho e sua vida pessoal.

Principais ideias do livro

1. Esvaziar sua caixa de entrada (faça, delegue, adie ou elimine);

2. Revisar os objectivos e manter o foco;

3. Revisar periodicamente os projectos de longo prazo;

4. Fique de olho na ansiedade e não deixe o trabalho sobrecarregá-lo;

5. Aceite que as coisas não devem ser feitas todas ao mesmo tempo, priorize suas Actividades.

Overview

A famosa metodologia GTD (getting things done) é uma forma de colectar nossas tarefas, organizá-las e distribuí-las de forma eficaz, cumprindo os prazos e outras exigências. A principal ideia da metodologia é tirar de nossa mente e documentar em sistemas, pode ser no papel, aplicativo, computador ou qualquer outra ferramenta. O importante é tirar o peso cognitivo de recordar aquela tarefa ou obrigação, uma vez que nossa rotina diária é muito agitada e somos híper estimulados, fica fácil esquecer as obrigações. Quando não há um sistema de organização, as coisas ficam no ar, sempre a mercê da sorte e da memória. Isso provoca aquele sentimento de estar perdido e fora de controle, o que mina a produtividade e cria péssimos resultados.

O autor David Allen introduz os pontos básicos do método GTD, mostrando porque devemos tomar uma atitude de mudança na forma que pensamos, para que assim possamos resolver nossos problemas. Allen fornece as ferramentas para controlar o fluxo de trabalho, assim como orientações para realizar um planeamento, e diz que, para fazermos as coisas acontecerem, devemos seguir 5 passos: colectar, processar, organizar, revisar e executar.

Colectar

Nosso dia a dia profissional ou pessoal está repleto de bagunças. Temos documentos desorganizados, contas a pagar, ligações por fazer e por aí vai. O primeiro passo para fazer acontecer é colectar toda essa bagunça. O autor sugere a criação de uma caixa de entrada. Pode ser em uma planilha de excel, um aplicativo ou no bom e velho papel. Basta ter uma caixa de entrada e anotar todas as coisas que estão pendentes. Uma vez que tudo está colectado fica mais fácil decidir o que fazer a respeito de cada coisa.

Processar

Com tudo colectado é hora de processar essas informações. Como a caixa de entrada aceita qualquer coisa, é no processamento que vamos encaminhar cada coisa para seu devido lugar. No processamento decidimos o que é pessoal, o que é projecto, o que é urgente ou para algum dia. O objectivo do processamento é esvaziar a caixa de entrada e encaminhar as demandas para suas devidas áreas.

Organizar

Após processar as demandas é preciso organizar em seus devidos compartimentos. Na organização decidimos se uma demanda é um projecto, um compromisso para agenda, uma ligação a ser feita ou se é um material de referência. A organização faz parte do processo de lapidação de nossas obrigações. Cada etapa tem como objectivo eliminar e segmentar nossas tarefas.

Revisar

Depois de organizada, as demandas precisam ser periodicamente revisadas. A revisão é importante pois muitas prioridades mudam e às vezes o que é importante hoje, pode nem ser necessário amanhã. O autor sugere uma revisão semanal, realizada geralmente as sextas feiras ou domingos. Isso libera a mente e aumenta produtividade.

Executar

Quando esse fluxo estiver alinhado, o passo lógico seguinte é executar. Pois é executando que vamos eliminar as pendências e conquistar nossos Objectivos de curto ou longo prazo. O momento certo para executar uma tarefa pode seguir 4 critérios: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

Contexto

Tem muita tarefa que precisa ser feita, mas nem sempre o contexto é adequado. Se por exemplo você está em uma recepção, esperando para ser atendido. Neste contexto só podemos dar conta de algumas tarefas simples como, organizar algumas demandas, responder e-mails, fazer ligações, etc.

Tempo disponível

Têm dias que temos muitas horas para executar uma tarefa, enquanto outros dias são agitados e não temos sossego para nada. É por isso que nem sempre temos condições de executar nossas tarefas. O ideal é mudar o foco e realizar o que é possível com as condições actuais.

Energia disponível

Algumas tarefas exigem atenção e muita energia para serem realizadas. Depois de um dia de tomada de decisão e muitas reuniões, é contraproducente escrever um artigo técnico ou responder e-mails muito importantes. Nossa execução também pode ser direccionada a partir da energia que temos para realizar.

Prioridade

Se algo é importante e não pode esperar, vamos ter que passar aquela demanda na frente de tudo mais. A prioridade é um factor determinante na execução. É por isso que a organização e planeamento é tão importante. Quando algo se torna urgente, entramos em um modo estressado e não reflexivo.

5 Aprendizados a reter

1. Quando alguma coisa vem a mente, anote e livre-se dela.

Se aparecer alguma coisa na mente, anote. Se deixar para depois, vai ter que se lembrar novamente. Ou seja, mais energia, estresse, além de correr o risco da ideia ou necessidade não ficar evidente. Se livrar das ideias que vem a mente anotando-as é uma forma inteligente e comprovada pela ciência para optimizar os ganhos e a produtividade.

2. Ter um dia da semana para revisão (tarefas, pendências, compromissos, etc.)

Ter um dia para revisar as pendências, compromissos e tarefas em aberto é uma forma inteligente de gerir o tempo. Como todo dia somos bombardeados de novas informações e obrigações, só uma revisão consistente pode nos dar condições de enfrentar todos esses desafios com óptima produtividade.

3. Só a organização pode tirar aquele sentimento de estar esquecendo de algo.

Aquele sentimento de estar perdido, de não saber o que fazer, é sem dúvida o maior gerador de estresse e desgaste emocional. É por isso que a organização é tão importante. Ela nos dá condições de seguir com as obrigações do dia a dia, livrando a mente do peso de lembrar e organizar tudo novamente.

4. Ter uma caixa de entrada para todas as solicitações.

A caixa de entrada é uma grande sacada. Tudo que chega até nós pode ser centralizado em um único lugar. Desse lugar nós processamos e distribuímos as demandas. Essa é uma forma simples e eficiente de ter controle sobre as coisas.

5. Ter perguntas orientadoras para aquilo que fazemos (qual é a próxima acção, qual é a coisa mais importante, qual é o objectivo dessa reunião, etc.)

A pergunta ajuda a manter o foco e criar coesão, seja na empresa ou em casa. Quando todos estamos direccionados a um objectivo comum e nos fazemos uma pergunta orientadora, é possível manter o foco e ganhar em produtividade.